Kaufmännischer Mitarbeiter – Operations & Organisation (m/w/d) Personal | Auftragsmanagement | Disposition | Fuhrpark | Lager | Qualität

Für unser Team suchen wir einen erfahrenen kaufmännischen Allrounder (m/w/d), der unsere verschiedenen Fachbereiche flexibel und eigenständig unterstützt.

Sie sind organisatorisch stark, kommunizieren gerne, behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und kennen idealerweise bereits die Abläufe eines Messstellenbetreibers, Netzbetreibers, Energieversorgungsunternehmens oder vergleichbaren Dienstleisters.

Bei dieser Position suchen wir ausdrücklich keinen klassischen Sachbearbeiter für nur einen festen Aufgabenbereich. Sie unterstützen dort, wo Ihre Erfahrung und Ihre organisatorischen Fähigkeiten gerade benötigt werden – von Personal und Recruiting über Auftragsmanagement und Disposition bis hin zu Fuhrpark, Lager und Qualitätssicherung.

Je nach aktueller Auslastung, Projektlage und Ihren persönlichen Stärken unterstützen Sie unterschiedliche Bereiche unseres Unternehmens.

Personal & Recruiting

• Telefonische Kontaktaufnahme mit Bewerberinnen und Bewerbern
• Durchführung telefonischer Erstgespräche und strukturierter Bewerberinterviews
• Abfrage und Bewertung relevanter Informationen zu Qualifikation, Berufserfahrung, Verfügbarkeit und Einsatzmöglichkeiten
• Einschätzung der Bewerber hinsichtlich der jeweiligen Stellenanforderungen
• Dokumentation der Gesprächsergebnisse
• Abstimmung geeigneter Bewerber mit unserer Personalabteilung und den jeweiligen Fachverantwortlichen
• Koordination weiterer Gespräche und Schritte im Bewerbungsprozess
• Unterstützung der Personalabteilung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Kommunikation mit Mitarbeitenden und Bewerbern

Auftragsmanagement & Auftragsabwicklung

• Unterstützung bei der Organisation und Steuerung laufender Aufträge
• Prüfung und Bearbeitung eingehender Auftragsdaten
• Überwachung von Bearbeitungsständen, Terminen und Rückmeldungen
• Klärung offener oder nicht ausführbarer Aufträge
• Nachverfolgung von Vorgängen und Wiedervorlagen
• Kommunikation mit Außendienst, Projektleitung und Auftraggebern
• Unterstützung bei der vollständigen und termingerechten Auftragsabwicklung
• Bearbeitung und Dokumentation von Sonder- und Klärfällen

Planung & Außendienststeuerung

• Unterstützung bei der Einsatz- und Tourenplanung unserer Monteure
• Koordination von Auftragsmengen, Einsatzgebieten und verfügbaren Kapazitäten
• Abstimmung mit Monteuren und Projektverantwortlichen
• Reaktion auf kurzfristige Änderungen, Ausfälle oder zusätzliche Anforderungen
• Überwachung von Auftragsfortschritten und offenen Vorgängen
• Unterstützung bei einer wirtschaftlichen und effizienten Einsatzplanung

Qualitätssicherung

• Prüfung ausgeführter und dokumentierter Aufträge
• Kontrolle von Rückmeldungen, Fotos, Dokumentationen und Auftragsdaten
• Erkennen von Unstimmigkeiten oder Qualitätsabweichungen
• Nachbearbeitung und Klärung fehlerhafter oder unvollständiger Vorgänge
• Abstimmung mit Monteuren und den zuständigen Fachbereichen
• Unterstützung bei der Einhaltung unserer Qualitätsstandards und der Vorgaben unserer Auftraggeber

Fuhrpark, Lager & Organisation

• Unterstützung bei der Organisation unseres Fuhrparks
• Koordination von Fahrzeugübergaben, Werkstattterminen, Wartungen und weiteren organisatorischen Vorgängen
• Unterstützung bei der Verwaltung von Arbeitsmitteln, Werkzeugen und Materialien
• Bestandskontrolle und Organisation von Materialausgaben und -rücknahmen
• Abstimmung mit Lager, Außendienst und Projektverantwortlichen
• Allgemeine organisatorische Unterstützung der Fachabteilungen

Für diese Position ist uns praktische Berufserfahrung besonders wichtig.

Sie sollten bereits vergleichbare Aufgaben übernommen haben und in der Lage sein, sich schnell und selbstständig in unterschiedliche betriebliche Abläufe einzuarbeiten.

Idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung bei:

• einem Messstellenbetreiber,
• einem Netzbetreiber oder Energieversorgungsunternehmen,
• einem Dienstleister im Bereich Zählerwechsel, Messwesen oder Energiewirtschaft,
• einem Wettbewerber aus unserem Tätigkeitsbereich
• oder einem Unternehmen mit vergleichbaren technischen Außendienst- und Auftragsprozessen.

Darüber hinaus bringen Sie idealerweise mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Organisation, Auftragsmanagement, Disposition, Personal oder operativer Sachbearbeitung
• Verständnis für die Abläufe zwischen Auftraggeber, Backoffice und technischem Außendienst
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben zu priorisieren und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
• Kommunikationsstärke und Freude am telefonischen Kontakt
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Bewerbern, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
• Fähigkeit, strukturierte Interviews und Gespräche zu führen
• Gute Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Informationen zu bewerten und verständlich weiterzugeben
• Lösungsorientiertes Denken und Eigeninitiative
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was uns besonders wichtig ist

Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt und Verantwortung übernimmt.

Sie sollten nicht darauf angewiesen sein, für jede einzelne Aufgabe eine detaillierte Anleitung zu erhalten. Sie erkennen offene Themen, beschaffen sich die erforderlichen Informationen, stimmen sich mit den zuständigen Kollegen ab und sorgen dafür, dass Vorgänge weiterbearbeitet und abgeschlossen werden.

Gleichzeitig wissen Sie, wann Entscheidungen oder besondere Sachverhalte mit einem Fachverantwortlichen abgestimmt werden müssen.

Sie müssen nicht in jedem unserer Bereiche bereits Spezialist sein. Entscheidend ist, dass Sie betriebliche Zusammenhänge verstehen, schnell lernen und bereits Erfahrung in einem vergleichbaren operativen Umfeld mitbringen.

Eine Position mit viel Abwechslung

Heute führen Sie möglicherweise mehrere telefonische Bewerberinterviews und besprechen anschließend geeignete Kandidaten mit der Personalabteilung.

Am nächsten Tag unterstützen Sie die Einsatzplanung eines Projekts, klären offene Aufträge mit den Monteuren oder kontrollieren die Qualität abgeschlossener Vorgänge.

Daneben kann ein Fahrzeug organisiert, eine Materialausgabe abgestimmt oder kurzfristig ein organisatorisches Problem gelöst werden müssen.

Genau diese Vielseitigkeit und Nähe zum operativen Tagesgeschäft zeichnet die Position aus.

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis und langfristige Perspektive in einem familiengeführten Unternehmen
• Vielseitige Position mit Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche
• Eigenverantwortliches Arbeiten und Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit Fachabteilungen und Führungskräften
• Kurze Entscheidungs- und Kommunikationswege
• Strukturierte Einarbeitung in unsere internen Prozesse und Systeme
• Moderne Arbeitsplätze und digitale Arbeitsprozesse
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Regelmäßige, für Sie kostenfreie Massagen
• Abwechslungsreiche Aufgaben statt monotoner Sachbearbeitung
• Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden und spezialisierten Unternehmensumfeld
• Kollegiales und persönliches Arbeitsumfeld mit professionellen Strukturen